La publication au Moniteur belge : Quoi et Quand?

La publication au Moniteur belge : Quoi et Quand?

La publication au Moniteur belge : Quoi et Quand? 2500 1668 Sylvain
La publication aux Annexes du Moniteur belge constitue une obligation légale pour les associations. Elle permet l’officialisation de certains documents ainsi que leur accessibilité dans la base de données du Moniteur belge. Les modalités de publication varieront selon le moment où la publication intervient : durant la création de l’asbl ou lorsque que des modifications concernant les statuts, la dénomination de l’association ou le siège social sont décidées. Pour que ces documents soient publiés, il convient d’introduire une demande auprès du greffe du tribunal de l’entreprise qui après vérification aboutira à la publication de ces documents au Moniteur. Cet article abordera cette thématique en quatre temps : la création de l’asbl, les modifications à publier, la connexion entre le Moniteur et le registre UBO et enfin le rapport entre le Moniteur et la Banque-Carrefour des entreprises. Pour rappel, une nouvelle publication est requise en cas de modifications de statuts, de siège social ou de dénomination. Les formulaires à remplir sont à déposer en trois exemplaires et la publication intervient dans les dix jours suivant le dépôt.


La création de l’Asbl: la publication des actes constitutifs de l’association au Moniteur belge 

Au moment de la constitution de l’ASBL, il est nécessaire de publier certaines informations aux Annexes du Moniteur belge afin que l’existence de l’association soit reconnue officiellement. Le prix de la publication au Moniteur varie selon le mode de transmission des documents.

Le prix varie suivant le mode de publication choisi

La publication aux Annexes du Moniteur belge peut s’effectuer via deux canaux : par voie électronique ou au moyen d’un dépôt physique, en le déposant vous-même au tribunal ou par un envoi postal, auprès du greffe du tribunal de l’entreprise de l’arrondissement du siège de l’association. Les frais de publications sont à charge de l’asbl. Examiner les différents modes de publications est intéressant car les prix varient de 143,51 EUR T.V.A.C. pour le dépôt par voie électronique à 198,56 EUR T.V.A.C. pour le mode de dépôt physique auprès du greffe du tribunal de l’entreprise.
Dépôt électronique Dépôt papier
143,51 € 198,56 €
Ce prix est forfaitaire et ne dépend pas du nombre de pages déposées. Il possible de publier au Moniteur en plusieurs langues, le prix variera alors selon le nombre de langues choisies.


Le dépôt électronique : 143,51€ TVAC 

Recourir à un e-guichet vous permettra d’économiser jusqu’à 50 euros. Le dépôt électronique s’effectue via un guichet en ligne par une application appelée e-greffe accessible sur : https://www.e-greffe.be/evzw/fr/homepage. Matériel : Vous avez seulement besoin de votre carte d’identité, du lecteur de carte EID, d’un lecteur de carte bancaire ainsi que la version numérisée des documents à déposer.


Le dépôt papier auprès du greffe du tribunal de l’entreprise : 198,56€ TVAC 

Il est également possible de déposer les documents à publier aux Annexes du Moniteur belge auprès du greffe du tribunal de l’entreprise de l’arrondissement judiciaire de l’association en même temps que les autres documents nécessaires pour la création de l’association. Ce dépôt peut s’effectuer par envoi postal. Le formulaire I de demande d’immatriculation et de publication dans les Annexes du Moniteur belge doit être rempli pour effectuer un dépôt au format papier. Ce formulaire doit être signé uniquement au volet B au verso et C. Attention, une signature sur la face recto du volet B ne sera pas admise car elle serait publiée dans la base de données. Lisez bien le formulaire lors de son remplissage.


Trois documents à fournir : 

L’article 2:15 du Code des sociétés et des associations (CSA) prévoit que trois documents doivent être publiés aux Annexes du Moniteur belge :


– Un extrait de l’acte constitutif :

Il s’agit d’un document à créer vous-mêmes dont les mentions obligatoires sont reprises à l’article 2:9 du Code des sociétés et des associations. Attention, l’extrait de l’acte constitutif diffère de l’acte constitutif en lui-même :
  • Il n’est pas obligatoire d’y retranscrire l’entièreté des statuts y inclure uniquement les mentions légales obligatoires suffit.
  • Il doit mentionner l’existence d’un organe de gestion journalière s’il y en a un.
  • Il doit contenir l’adresse exacte du siège de l’asbl, l’identité des administrateurs, l’identité des représentants généraux si l’asbl en comporte, l’identité des délégués à la gestion journalière ainsi qu’éventuellement l’adresse mail et le site internet de l’asbl.
  • Ce document doit être signé par les personnes habilitées à représenter l’asbl vis-à-vis des tiers.

– Un extrait de l’acte nommant les administrateurs et le cas échéant, les représentants généraux et les délégués à la gestion journalière.

Cet extrait de l’acte nommant les administrateurs et les représentants généraux à la gestion journalière comprend deux volets : le premier précise l’identité des personnes concernées et le deuxième précise les pouvoirs attribués à ces personnes. Il n’existe pas de modèle particulier, vous pouvez donc le rédiger par vous-mêmes en mentionnant les informations suivantes :
  • Ce document précise les noms, prénoms et le domicile des administrateurs, des représentants généraux et des délégués à la gestion journalière.
  • En cas de présence de personnes morales, il convient d’indiquer leur dénomination, la forme légale, le numéro d’entreprise ainsi que le siège de l’entreprise.
  • Il faut également qualifier l’étendue et les modalités d’exercice des pouvoirs de représentation. Le pouvoir de représentation peut s’exercer conjointement, de façon collégiale ou séparément.

– Un extrait précisant l’adresse exacte du siège ainsi que l’adresse électronique et le site web de votre asbl. 

Les modifications survenant au cours de la vie de l’association 

Les modifications suivantes doivent faire l’objet d’une nouvelle publication au Moniteur belge : 
  • Les modifications de siège social,
  • Les modifications de statuts
  • Les modifications de dénomination
  • Les changements d’administrateurs : ajout de nomination, démission, mandat arrivant à échéance
Plusieurs modifications peuvent être réalisées par le même dépôt. Le prix de la publication au Moniteur belge ne varie pas selon le nombre de modifications apportées mais selon le nombre de formulaires déposés. En cas de modifications multiples, par exemple un changement de siège social et de statuts , vous pouvez au sein du même formulaire signaler plusieurs changements afin d’éviter une multiplication des coûts.

Uniquement par dépôt papier : 

Pour l’instant les modifications ne peuvent être déposées qu’en format papier auprès du greffe du tribunal de l’entreprise de l’arrondissement du siège de l’association. Un envoi postal suffit.


Deux formulaires à remplir : 

Afin de réaliser ce dépôt, il convient de remplir le formulaire I. Il faut également joindre le formulaire II , ce formulaire comportera les changements apportés à l’asbl (il s’agit du volet C du formulaire). Ce formulaire devra également être signé par les personnes qui sont habilitées à représenter l’association. Attention, soyez vigilants aux signatures… celles-ci doivent être au verso des formulaires (pour ne pas apparaitre sur le web) sauf à la dernière page sous le nom et la fonction du signataire.


Le Moniteur connecté au registre UBO. 

Le registre UBO est un registre dans lequel les associations sont tenues de déclarer leurs bénéficiaires effectifs, ou Ultimate Beneficiary Owners (UBO). C’est tout nouveau ! Il est possible d’utiliser les informations reprises au Moniteur belge pour prouver que les informations reprises dans le registre UBO sont adéquates et exactes en cochant une petite case sur le site UBO. Cela vous évitera de devoir ajouter des documents probants déjà disponibles sur le Moniteur belge.


Le Formulaire II à remplir pour l’inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) 

La Banque-Carrefour des Entreprises est une base de données créée et gérée par le SPF Économie dans laquelle sont rassemblées les données d’identification des entreprises. Le formulaire II permet de notifier la Banque-Carrefour des modifications intervenues au sein de l’association. Attention en cas de changement d’administrateurs, il faut noter clairement sur le formulaire II les nominations et les démissions ainsi que les mandats arrivant à échéance. A cette fin, il est important de tenir un registre des administrateurs à jour pour assurer un bon suivi des informations à notifier auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises et éviter d’oublier de notifier la fin de mandat d’un administrateur.


En conclusion 

Lorsque vous effectuez une publication au Moniteur belge et à la BCE, n’oubliez pas de vérifier que les informations reprises tant au Moniteur qu’à la BCE sont correctes après la publication. Les différents services publics utilisent ces informations et un mauvais remplissage des formulaires peut conduire à des désagréments inutiles. Vous avez une question ou une situation particulière à laquelle cet article ne répond pas ? Vous pouvez nous joindre en envoyant un courriel à info@incidence-asbl.be

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Référence

Asbl-Service public fédéral de Justice

Sources

  • Davagle, M., Mémento des ASBL 2021, Liège, Wolters Kluwer, 2021.

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