Vous avez reçu un mail vous invitant à effectuer votre déclaration auprès de Reprobel avant le 15 avril 2022. Vous trouverez dans cet article, la marche à suivre afin d’effectuer correctement cette déclaration. Vous trouverez ici les différentes possibilités ainsi qu’un guide PDF sur la marche à suivre pour remplir cette déclaration.
Reprobel, le paiement des droits d’auteur
Si vous utilisez au sein de votre organisation des œuvres protégées par le droit d’auteur, vous avez l’obligation légale de payer une rémunération pour les ayants-droits auprès de Reprobel. En effet, l’utilisation professionnelle d’œuvres protégées n’est pas soumise à autorisation et c’est la raison pour laquelle, une rémunération doit être versées aux auteurs et aux éditeurs a posteriori.
Si vous photocopiez, vous imprimez ou vous numérisez des éléments tels que des livres pédagogiques, des articles scientifiques, des œuvres artistiques (peintures, chansons, poèmes, etc.) pour les diffuser en interne ou auprès de votre public alors une rémunération doit être versée à Reprobel. Il s’agit d’une société de gestion qui collecte les rémunérations pour les auteurs et les éditeurs et les reverse ensuite aux ayant-droits.
Trois situations sont possibles :
- Vous n’utilisez pas d’œuvres protégées par les droits d’auteur.
- Vous utilisez de façon peu récurrente des œuvres protégées et une rémunération suivant votre utilisation réelle peut être calculée.
- Vous utilisez des œuvres protégées de manière quotidienne et souhaitez payer une rémunération globale/ETP concerné.
1. Que se faire si mon organisation n’utilise aucune œuvre protégée par les droits d’auteur ?
Dans le cas où vous n’utilisez aucune œuvre protégée dans le cadre de vos activités, vous devez tout de même vous connectez sur le portail de Reprobel et signifier que vous ne souhaitez pas faire de déclaration standardisée et combinée. Reprobel sera alors informée du fait que vous n’avez rien à déclarer car vous n’utilisez pas d’œuvres protégées par les droits d’auteur.
2. Que se faire si mon organisation utilise des œuvres protégées par le droit d’auteur de façon peu fréquente ou facilement quantifiable ?
En cas d’utilisation marginale ou facilement quantifiable d’œuvres protégées, nous vous conseillons d’opter pour une déclaration au volume : il s’agit de déclarer le volume exact de copies, d’impression concernées afin de payer la rémunération des droits d’auteur pour l’utilisation des œuvres protégées par l’association. Le tarif à la page est de 0,066 € HTVA pour les impressions et pour les photocopies de 0,0554 € HTVA.
3. Mon organisation recourt régulièrement à des œuvres protégées lors de ses activités
En cas d’utilisation régulière, importante ou par facilité administrative, vous pouvez opter pour un paiement au forfait. Ce forfait est appelé licence par Reprobel car il comprend l’utilisation des différents mode de diffusion des œuvres.
Les tarifs forfaitaires varient selon le nombre d’ETP concerné et le secteur d’activité de l’entreprise concernée.
Dans ce cadre, trois situations sont possibles et c’est ce qui est mentionné dans votre invitation de déclaration par la phrase :
« Si vous avez un contrat avec nous (individuellement ou au niveau du groupe) ou si votre fédération sectorielle paie la contribution Reprobel de manière centralisée, vous pouvez ignorer ce message. Il est préférable de le signaler à votre personne de contact chez Reprobel ou à votre fédération sectorielle. »
Attention, cette phrase ne s’applique a priori pas à votre organisation. Elle désigne les grosses structures libérales notamment qui organisent le paiement de la contribution à Reprobel de façon centralisée par exemple, le Conseil national de l’ordre des architectes. Certaines entreprises utilisant beaucoup d’œuvres protégées concluent seule ou de façon groupée un contrat spécifique avec Reprobel et doivent communiquer à la fin de l’année les données relatives à leur utilisation. Le mail de déclaration est envoyé à toutes les entreprises concernées par le paiement des droits d’auteurs.
Au niveau sectoriel, la CESSoC a conclu une convention-cadre qui prévoit la possibilité de recourir à un code promo : CES2021 .
Ce code promo permet une application d’un tarif forfaitaire par ETP pertinent de 12€ au lieu de 15 € pour les tarifs standards appliqués par Reprobel/ETP pertinent.
Les sanctions en cas de déclaration erronée ou en cas d’absence de déclaration
Les déclarations tardives ou incorrectes à Reprobel peuvent entraîner des contrôles et des sanctions. Pour les photocopies, il s’agit des contrôles et sanctions prévus par les arrêtés royaux du 5 mars 2017. Pour les impressions et la réutilisation numérique, vous êtes tenu de fournir, sur demande, une explication de votre utilisation d’œuvres protégées par le droit d’auteur et des licences dont vous disposez (art. XI.261 Code de droit économique). Reprobel dispose d’agents assermentés qui peuvent effectuer des constats sur place dans votre entreprise ou institution. Pour les déclarations tardives, incomplètes ou incorrectes, un tarif majoré de 0,0846 EUR par page est prévu par la Loi.
