Qu’est-ce que la description de fonction ?
La description de fonction est un outil qui contient à la fois la combinaison des tâches réalisées et le profil du travailleur ou de la travailleuse au sein de l’association. Elle intervient dans la rédaction du contrat de travail mais surtout dans la fiche annexe « Description de fonction » jointe au contrat de travail.
Cette fiche présente de nombreux atouts organisationnels tout en étant très simple à réaliser. Si vous n’en avez pas encore au sein de votre association, les lignes qui suivent devraient vous aider à l’intégrer à votre fonctionnement.
La fiche « description de fonction », une annexe jointe au contrat de travail
La fiche « Description de fonction » est un outil de ressources humaines à joindre au contrat de travail qui permet de lister plus en profondeur et analytiquement les tâches effectuées par le travailleur ou la travailleuse.
Elle permet de déterminer le degré d’autonomie et de responsabilité du poste occupé. Ces deux facteurs sont importants car ils interviennent dans la classification des fonctions spécifique aux acteurs relevant de la sous-commission paritaire 329.02.
Cette fiche aux multiples usages permettra à votre travailleur·se de visualiser l’ensemble de ses tâches et de mieux appréhender ses missions au sein de l’association. Elle vous servira également dans le cas où une offre d’emploi doit être publiée.
Les 7 Atouts de la fiche Description de fonction
1) L’identification du barème de rémunération minimum applicable au travailleur ou à la travailleuse
Lister les responsabilités du travailleur ou de la travailleuse ainsi que son autonomie permet d’identifier la rémunération minimale à laquelle il·elle peut prétendre.
2) La valorisation des responsabilités du travailleur ou de la travailleuse et de son autonomie
La description de fonction réalise un état des lieux des diverses tâches accomplies par le ·la travailleur·se et de son autonomie dans celles-ci. Cela permet d’identifier les relations internes et externes utiles pour la réalisation des tâches incluses dans la fonction.
3) Outil de communication interne qui permet d’éviter les conflits internes et la gestion de la charge de travail
Grâce à une meilleure compréhension de sa fonction et de sa place dans l’association, le ou la travailleur·se peut plus facilement identifier les tâches pour lesquelles un support serait nécessaire. La fiche « Description de fonction » permet alors d’identifier les éléments représentant une lourde charge de travail ainsi que ceux rapidement accomplis. Cette pondération de la charge de travail permet alors une meilleure répartition des tâches au niveau individuel mais également au niveau collectif.
4) Outil de communication externe : base pour les recrutements et la rédaction d’offre d’emploi
Elle définit le profil des candidats pour une nouvelle embauche ou bien un recrutement en interne. Elle peut donc être réalisée dans l’optique de gagner du temps dans un processus de candidatures. Le candidat sera donc bien informé des tâches à accomplir et de la nature de sa fonction.
5) Accompagnement du personnel dans la réalisation des objectifs poursuivis
Cette fiche permet d’effectuer un suivi des tâches en lien avec les exigences du poste et d’accompagner le travailleur ou la travailleuse dans sa progression. Le travailleur ou la travailleuse se voit reconnu.e et accompagné.e dans l’évolution de son poste au sein de l’association.
6) Outil de perspectives : que développer dans le futur, quel poste responsabiliser ?
Réaliser cette fiche permet de maîtriser son organisation en analysant son fonctionnement au travers des métiers qui la constituent. Ce document permet de décider quelles fonctions externaliser, celles nécessitant une redéfinition, une montée en compétences, etc.
7) Outil évolutif et adaptable au fil du temps
La description de fonction n’est pas figée. Elle peut évoluer selon les tâches comprises dans la mission du travailleur ou de la travailleuse et la liste des tâches n’est pas à accomplir dans son entièreté. Elle permet de dégager un portrait de la mission poursuivie par le travailleur ou la travailleuse au sein de l’association. Le travailleur ou la travailleuse peut en dialogue avec sa direction discuter de ses missions et de l’évolution de ses responsabilités au sein de l’association.
Rédiger une fiche de description de fonction annexée au contrat de travail
Rédiger une fiche de description de fonction constitue un exercice relativement simple. En concertation avec votre travailleur·se, vous pouvez rapidement établir et discuter des missions qu’il·elle remplit et parvenir à établir une fiche de description de fonction.
Contenu minimum d’une fiche de description de fonction
L’essentiel de la fiche « Description de fonction » comprend deux éléments : une base décrivant le cœur du métier et ses responsabilités et une partie décrivant le poste de la personne : ses tâches concrètes, leur distribution dans le temps, les collaborations occasionnelles (éléments plus facile à modifier au cours du temps, et variables selon la fonction).
Deux principes à respecter
1) Tenir compte de la classification des fonctions au sein de la CP 329.02
La Convention Collective de travail (CCT dans notre jargon) du 26 juin 2018 répartit les fonctions exercées dans les associations sur six échelons de fonctions correspondant à un ou deux barèmes de rémunérations minimales au regard du poste occupé.
Cette classification de fonction est importante car elle intervient dans les conditions d’octroi et de justification de certaines subventions telles que la Subvention Emploi Permanent de la Fédération Wallonie-Bruxelles par exemple. Il convient donc de tenir compte de la classification des fonctions lors de la rédaction de la description de fonction.
Pour rappel, les travailleur.euse.s ne peuvent être contraint.e.s à exécuter des activités correspondant à une fonction d’un échelon supérieur ou d’une responsabilité́ supérieure à la fonction qui leur est attribuée. Plus d’informations dans l’espace membre, vous connecter ici et cliquez ici pour accéder à la fiche patronale.
2) Valoriser les diplômes conformément à la CCT du 26 juin 2018
Pour rappel, les titulaires d’un diplôme de bachelier (professionnalisant, de Haute École, universitaire, diplôme de 120 crédits d’un établissement supérieur) en lien avec la fonction exercée doivent être rémunérés à partir de l’échelon 4.1 au minimum.
Les personnes titulaires d’un master professionnalisant délivré par une Université ou par une Haute école ou d’un grade supérieur, la fonction exercée doit correspondre à un échelon minimum 4.2.
Les rubriques principales de la fiche
| Intitulé de la fonction |
Titre officiel usité au sein de l’organisation. |
| Description |
Résumé en quelques mots de la mission principale. |
| Positionnement dans la hiérarchie |
Position du poste dans l’organigramme. Identification du supérieur hiérarchique et des collaborateurs de même ou sous sa responsabilité. |
| Missions / Activités |
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| Missions principales |
Grands axes.
Raisons d’être de la fonction. |
| Mission secondaires |
Liste des opérations à effectuer afin de mener à bien les missions principales. |
| Compétences |
|
| Savoirs |
Connaissances/savoirs théoriques. |
| Savoir-Faire |
Mise en pratique. |
| Savoir-Être |
Les qualités requises. |
| Qualifications |
Diplômes, Certificats.
Expériences. |
| niveau de responsabilité |
Prérogatives du travailleur ou de la travailleuse.
Niveau d’autonomie. |
| Critères d’évaluation |
Permet d’établir ce qui est attendu du travailleur ou de la travailleuse. |
| Relation de travail |
Description des relations entretenues avec le reste de la structure et en dehors de la structure. |
La distinction entre la description de fonction dans le contrat de travail et la fiche « description de fonction »
La description de fonction au sein du contrat de travail
Il est obligatoire de décrire au moins de façon générale le poste et la fonction occupée par le travailleur ou la travailleuse dans le contrat de travail. La fonction intervient pour justifier le barème de rémunération appliqué au travailleur ou à la travailleuse, par exemple, « coordinateur.trice » ou « animateur.trice ».
La fiche « Description de fonction » est plus détaillée que la description de la fonction faite au sein du contrat de travail. Elle dresse une liste étayée bien que non exhaustive des différentes tâches accomplies par le travailleur ou la travailleuse.
